Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT.
Maka pada jendela desain query, Anda tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak di bawah ini :
Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut :
Catatan :
- Jika yang muncul hasilnya berupa simbol # pada field TOTAL HARGA, artinya lebar kolomnya tidak mencukupi, silakan Anda rubah lebar kolomnya.
- Anda dapat memasukkan field baru misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTALHARGA.
FUNGSI LOGIKA
Di dalam dunia kerja, sering kita jumpai permasalahan yang tidak dapat diselesaikan hanya dengan menggunakan perumusan sederhana. Bahkan sering terjadi suatu permasalahan dengan menawarkan beberapa alternatif pemecahan tergantung pada ketentuan yang berlaku untuk masing-masing pemecahan. Permasalahan semacam ini di dalam Microsoft Access dapat diselesaikan dengan menggunakan fungsi Logika.
Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini.
Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).
- Ekspresi atau Pernyataan Logika
Jika Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).
- Operator Relasi
Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika, diantaranya adalah sebagai berikut :
Selain pengujian fungsi-fungsi logikan dengan menggunakan operator relasi, Anda juga dapat memanfaatkan operator logika, di mana operator ini akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang lainnya.
- Fungsi Logika AND
Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.
Contoh Operator Logika AND :
DISCOUNT : IIf([NAMA MOBIL]=”AVANZA” And [UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL HARGA
- Fungsi Logika OR
Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR, sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH.
Contoh Operator Logika OR :
HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]=”AVANZA” Or [NAMA MOBIL]=”JAZZ”,150000000,200000000)
- Fungsi Logik IIF
Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.
- Fungsi Logika IIF Tunggal
Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang mengandung beberapa perintah.
Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal
Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang akan dilaksanakan.
Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal :
Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario, sedangkan jika jumlah UNIT<15, maka BONUS = Sepeda Gunung
Rumusnya adalah :
BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)
atau rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji.
BONUS : IIF([UNIT]<15,”Sepeda Gunung”,”Honda Vario”)
Penulisan pada jendela QBE seperti berikut :
Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :
2. Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)
Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih dari dua.
Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Majemuk.
Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk :
Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut :
- Jika TOTAL HARGA >= 2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka DISCOUNT = 20% dari TOTAL HARGA.
- Jika TOTAL HARGA >= 2.000.000.000 (di atas = 2 M), maka DISCOUNT = 15% dari TOTAL HARGA.
- Jika TOTAL HARGA >= 1.500.000.000 (di atas 1.5 M), maka DISCOUNT = 10% dari TOTAL HARGA.
- Jika TOTAL HARGA >= 1.000.000.000 (di atas 1 M), maka DISCOUNT = 5% dari TOTAL HARGA.
- Jika TOTAL HARGA < 1.000.000.000 (di bawah 1 M), maka DISCOUNT = 0
Rumusnya adalah :
DISCOUNT : IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000,0.15,
IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL HARGA]
Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :
- Fungsi String
Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi-fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka (alphanumeric), serta karakter-karakter khusus.
Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan tanda petik (“). Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-fungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.
- Fungsi Left
Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kiri sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Left :
Contoh rumus :
LEFT([NAMA MOBIL],3)
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter pertama yang diambil pada field Nama Mobil.
- Fungsi Right
Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Right :
Contoh rumus :
RIGHT([NAMA MOBIL],3)
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter terakhir yang diambil pada field Nama Mobil.
- Fungsi Mid
Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :
Contoh rumus :
MID([NAMA MOBIL],3,1)
Tampak hasilnya di layar akan muncul satu karakter pada posisi karakter ketiga diambil dari field Nama Mobil.
KOMBINASI FUNGSI LOGIKA IF DENGAN FUNGSI STRING (LEFT, RIGHT, MID)
Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.
Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)
Kemudian isikan datanya seperti berikut :
Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, seperti berikut :
Ketentuan :
a. Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil karakter terakhir dari Kode, jika :
- Kode = D, maka Jenis Film = DVD
- Kode = V, maka Jenis Film = VCD
b. Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil 1 karakter dari Kode, jika :
- Kode = A, maka Kategori Film = ACTION
- Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON
- Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA
- Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI
c. Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2 karakter dariKode, jika :
- Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010
- Kode = 11, maka Tahun Beli = 2011
- Kode = 12, maka Tahun Beli = 2012
Rumusnya adalah sebagai berikut :
JENIS FILM : IIf(Right([KODE],1)=”V”,”VCD”,”DVD”)
KATEGORI FILM : IIf(Mid([KODE],3,1)=”A”,”ACTION”,IIf(Mid([KODE],3,1)=”C”,”CARTOON”,
IIf(Mid([KODE],3,1)=”D”,”DRAMA”,”KOMEDI”)))
TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)=”10″,2010,IIf(Left([KODE],2)=”11″,2011,2012))
Sehingga hasil akhirnya seperti berikut :
MENGHITUNG TOTAL DALAM QUERY
Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut :
a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View
b. Pada group Records, klik Totals, hingga muncul di bawah baris New, muncul Totals.
c. Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA.
d. Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM. Maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum.
MEMBUAT KRITERIA PADA KALKULASI TOTAL
Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif.
Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut :
a. Tampilan harus dalam keadaan Design View
b. Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA.
c. Jika ditampilkan, maka hasilnya akan tampak seperti berikut :
Sumber :potretsukasuka.wordpress-com
