Kerangka Kerja Manajemen Proyek - Lab Wisnu

1. SCOPE MANAGEMENT

Merupakan Proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang diperlukan dan memastikan apakah proyek sudah berisi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan supaya proyek sukses dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal-hal yang berhubungan dengan proyek maupun tidak.

Ada 6 tahap dalam scope management yaitu :

1. Plan Scope Management, Proses menciptakan rencana ruang lingkup proyek. Ruang lingkup proyek Akan didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.
2. Collect Requirement, Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek.
3. Define Scope, Proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan produk.
4. Create WBS (Work Breakdown Structure), Penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.
5. Validate Scope, Tahap dimana final project diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.
6. Control Scope, Proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya.

2. TIME MANAGEMENT

Merupakan suatu kegiatan yang mencakup semua proses dan prosedur yang diperlukan agar proyek dapat berjalan tepat waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, dan efisien tidak lain mengandung makna pengurangan waktu yang ditentukan.

Ada 7 tahap dalam time management yaitu :

1. Plan Schedule Management, Proses pembentukan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk merencanakan, membangun, mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan jadwal proyek.
2. Define Activities, Suatu proses mengidentifikasi dan menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu penyelesaian proyek secara terperinci, lengkap dan jelas.
3. Sequence Activities, Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan suatu proyek.
4. Estimate Activity Resources, Proses untuk memperkirakan jenis dan jumlah bahan (material), sumber daya manusia, peralatan atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap aktivitas.
5. Estimate Activity Duration, Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan perkiraan sumber daya.
6. Develop Schedule, Untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek.
7. Control Schedule, Untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

3. COST MANAGEMENT

Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya.

Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

4. QUALITY MANAGEMENT

Merupakan proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.

Ada 3 tahap dalam quality management yaitu :

1. Plan Quality, Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas tersebut.
2. Perform Quality Control, Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh.
3. Perform Quality Assurance, Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas yang relevan.

5. HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

Project Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek) adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Manajemen SDM dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional.

Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik unit organisasinya. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).

Ada 3 tahap dalam quality management yaitu :

1. Plan Human Resource Management, Mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek.
2. Acquire Project Team, Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.
3. Develop Project Team, Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.
4. Manage Project Team, Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

6. COMMUNICATION MANAGEMENT

Merupakan sebuah proses pengembangan pendekatan yang paling sesuai dalam komunikasi di sebuah proyek dengan didasari pada kebutuhan informasi masing-masing stakeholder dan informasi serta asset-aset organisasi yang tersedia.

Project Communication Management memiliki 3 bagian utama yaitu:

1. Plan Communication Management, Proses pengembangan pendekatan yang tepat dan rencana proyek komunikasi berdasarkan kebutuhan informasi dan persyaratan stakeholder, dan aset organisasi yang tersedia.
2. Manage Communication, Proses untuk membuat, mengumpulkan, mendistribusi, menyimpan, mengembalikan dan penempatan dari informasi proyek berdasarkan communication management plan.
3. Control Communication, proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.

7. RISK MANAGEMENT

Merupakan suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumber daya.

8. PROCUREMENT MANAGEMENT

Merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek.

Ada 4 proses dalam procurement management yaitu :

1. Plan Procurement, Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
2. Conduct Procurement, proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak.
3. Control Procurement, Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.
4. Close Procurement, Proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan. Mendukung close project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan.

9. PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan.

Project Integration Management terdiri dari:

1. Develop Project Charter, Dokumen proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan stakeholder dalam sebuah proyek.
2. Develop Project Management Plan, Dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek.
3. Direct and manage Project Work, Proses menjalankan pekerjaan yang telah didefinisikan dalam project management plan dalam rangka memenuhi tujuan dari proyek.
4. Monitor and Control Project Work, Suatu tindakan yang saling timbal balik jadi saat kita melakukan tugas monitoring proyek pasti kita juga akan melakukan tugas controling terhadap proyek yang sedang kita jalankan.
5. Perform Integrated Change Control, Proses meninjau kembali semua permintaan perubahan yang terjadi dalam keputusan di dalam sebuah proyek seperti dalam organizational process asset dan project management plan.
6. Close Project or Phase, Proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan.

Tools dan Teknik Manajemen Proyek

1. Work Breakdown Structure (WBS) adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarkis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.
2. Project Network Diagram adalah diagram rangkaian aktifitas yang dikerjakan dari awal sampai akhir project.
3. Critical Path Method (CPM) adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total. Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan. 
4. Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak. PERT dikembangkan pada akhir tahun 1950-an untuk proyek U.S. Navy's Polaris yang memiliki ribuan kontraktor.
5. Gantt chart adalah sejenis grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan Tugas-tugas pada Proyek serta Jadwal dan waktu pelaksanaannya, seperti waktu dimulainya tugas tersebut dan juga batas waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas yang bersangkutan.
6. Precedence Diagram Method adalah alat untuk penjadwalan kegiatan dalam rencana proyek yaitu jaringan kerja yang termasuk klasifikasi Activity On Node (AON). Disini kegiatan dituliskan dalam node yang umumnya berbentuk segi empat, sedangkan anak panah hanya sebagai penunjuk hubungan antara kegiatan-kegiatan yang bersangkutan.

Sumber :syinth.blogspot-com

umniatiafifah.wordpress-com

Related Posts