ANALISIS KEBUTUHAN (REQUIREMENT ANALYSIS)
Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal. artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja.
METODE ANALISIS KEBUTUHAN
- SAMPLING
Sampling adalah proses menyeleksi unsur-unsur yang mewakili suatu populasi secara sistematis. Ada beberapa alasan penganalisis sistem melakukan sampling, yaitu :
- Menekan biaya
- Mempercepat pengumpulan data
- Meningkatkan keefektifan
- Mengurangi kecurigaan
Langkah-langkah perancangan Sampling yang baik yaitu sebagai berikut :
- Menentukan data-data yang dikumpulkan atau digambarkan
- Menentukan populasi yang dijadikan sampel
- Memilih jenis-jenis sampel
- Memutuskan ukuran sampel
Beberapa petunjuk bagi penganalisis sistem untuk menentukan ukuran sampel yang diperlukan berdasarkan situasi ideal
~ Sampling data berdasarkan atribut
Menentukan ukuran sampel saat melakukan sampling data berdasarkan atribut :
Menentukan atribut-atribut yang akan menjadi sampling
Menentukan basisdata atau laporan-laporan dimana atribut-atribut tersebut berada
Memeriksa atribut, estimasi p, perbandingan populasi yang memiliki atribut
Membuat keputusan-keputusan subyektif berkaitan dengan estimasi interval yang diterima, i
Memilih tingkat kepercayaan dan melihat koefisien kepercayaan (nilai z ) di dalam tabel
Menghitung σp, kesalahan standar dari perbandingan berikut:
Menentukan ukuran sampel yang diperlukan, n, dengan menggunakan rumus berikut
Sampling data berdasarkan variabel
Menentukan ukuran sampel saat melakukan sampling data berdasarkan pada variable:
- Menentukan variabel-variabel yang akan menjadi sampling
- Menemukan basisdata atau laporan-laporan dimana variabel-variabel tersebut berada
- Memeriksa variabel untuk menentukan magnituda dan penyebarannya
- Membuat keputusan-keputusan subyektif berkaitan dengan estimasi interval yang diterima, i
- Memilih tingkat kepercayaan dan melihat koefisien kepercayaan (nilai z ) di dalam tabel
- Menghitung σx, kesalahan standar dari mean berikut:
- Menentukan ukuran sampel yang diperlukan, n, dengan menggunakan rumus berikut:
Sampling data berdasarkan data-data kualitatif
Kendala sumber daya dari sampling yaitu :
- Waktu
- Uang
- Keahlian
- Teknologi
- Faktor ekternal
- WAWANCARA
Wawancara adalah metode penting untuk mengumpulkan data pada kebutuhan sistem informasi. Lima langkah dalam merencanakan wawancara
- Membaca materi latar belakang
- Menetapkan tujuan-tujuan wawancara
- Memutuskan siapa yang diwawancarai
- Menyiapkan orang yang diwawancarai
- Menyiapkan jenis dan struktur pertanyaan
Ada dua tipe pertanyaan wawancara
n Terbuka
Delapan keuntungan pertanyaan wawancara terbuka
1. Membuat orang-orang yang diwawancarai merasa senang
2. Memungkinkan orang-orang yang diwawancarai meningkatkan kosakata mereka yang mencerminkan pendidikan, nilai-nilai, sikap, dan kepercayaan yang dimiliki
3. Kaya akan detail
4. Membuka peluang pertanyaan-pertanyaan berikutnya.
5. Lebih menarik perhatian orang yang diwawancarai.
6. Memunculkan spontanitas
7. Penyusunan kata-kata yang lebih mudah bagi orang-orang yang diwawancarai
8. Bisa digunakan saat terdesak karena penanya tidak siap
Ada lima kekurangan dari pertanyaan wawancara terbuka yaitu :
- Kemungkinan menghasilkan terlalu banyak detail yang tidak relevan
- Kemungkinan hilangnya kontrol atas wawancara
- Memungkinkan respon yang memakan banyak waktu untuk informasi-informasi berguna yang ingin dikumpulkan
- Kemungkinan menunjukkan penanya tidak siap
- Kemungkinan memberi kesan bahwa penanya sedang memancing tanpa tujuan-tujuan jelas dari wawancara
n Tertutup
Ada enam keuntungan dari pertanyaan terbuka yaitu
1. Menghemat waktu
2. Dengan mudah membandingkan orang yang diwawancarai
3. Langsung ke sasaran
4. Tetap dapat mengontrol wawancara
5. Membongkar banyak hal dengan cepat
6. Mendapatkan data-data yang relevan
Ada empat kekurangan
- Membosankan orang yang diwawancarai
- Gagal mendapatkan banyak detail
- Kehilangan gagasan utama untuk alasan sebelumnya
- Gagal membangun hubungan antara penanya dengan orang yang diwawancarai
n Keuntungan metode.
- Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai dengan situasi yang terjadi.
- Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi?.
- Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
- Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
n Kerugian metode.
- Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
- Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.
- Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.
n Kapan metode tersebut baik digunakan.
- Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.
- Test kredibilitas dari interviewees.
- Mencari interview yang unsureness atau contradictions.
- Memantapkan kredibilitas team.
Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format, weighting dan combining responses, and documentation.
- KUISIONER (QUESTIONARRIES)
Kuisioner adalah suatu teknik pengumpulan informasi yang memungkinkan penganalisis sistem mempelajari Sikap, keyakinan, perilaku, karakteristik. Kuesioner itu bermanfaat jika:
- Orang-orang yang ingin anda tanya saling berjauhan (berada di cabang yang berlainan meski masih berada dalam satu perusahaan)
- Melibatkan sejumlah orang di dalam proyek sistem dan berguna bila mengetahui berapa proporsi suatu kelompok tertentu (sebagai contoh, manajemen) yang menyetujui atau tidak menyetujui suatu fitur khusus dari sistem yang diajukan
- Anda sedang melakukan studi untuk mengetahui sesuatu dan ingin mencari seluruh pendapat sebelum proyek sistem diberi petunjuk-petunjuk tertentu
- Anda ingin yakin bahwa masalah-masalah dalam sistem yangada bisa diidentifikasi dan dibicarakan dalam wawancara tindak lanjut
Ada dua tipe pertanyaan kuisioner yaitu terbuka dan tertutup. Petunjuk yang harus diikuti saat memilih bahasa kuesioner adalah:
- Gunakan bahasa responden kapanpun bila mungkin. Usahakan agar kata-katanya tetap sederhana
- Bekerja dengan lebih spesifik lebih baik daripada ketidakjelasan dalam pilihan kata-kata.
- Pertanyaan harus singkat
- Jangan memihak responden dengan berbicara dengan mereka
- Hindari bias dalam pilihan kata-katanya
- Berikan pertanyaan kepada responden yang tepat
- Pastikan bahwa pertanyaan-pertanyaan tersebut secara teknis cukup akurat sebelum menggunakannya
- Gunakan perangkat lunak untuk memeriksa apakah level bacaannya sudah tepat bagi responden
- OBSERVASI (OBSERVATION)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
– Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.
– Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan pengolahan lembar kerja.
b. Target dari metode.
– Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)
c. Keuntungan metode.
- Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).
- Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.\
- Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa mereka sedang diamati).
- Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
d. Kerugian metode
– Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).
– Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
– Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
– Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.
– Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat).
f. Tips praktis dalam melakukan observasi :
a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.
b. Buat catatan yang ringkas.
c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan.
d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.
e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..
- PROSEDUR ANALISIS (PROCEDURE ANALYSIS)
a. Bagaimana metode itu digunakan.
– Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD).
– Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.
– Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.
b. Target dari metode.
– Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)
– Proses dalam DFD.
c. Keuntungan metode.
– Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.
– Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan observasi.
d. Kerugian metode ini adalah:
– Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.
– Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
– Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan yang baik.
– Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.
– Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.
- PENGAMATAN DOKUMEN (DOCUMENT SURVEY)
a. Bagaimana metode itu digunakan
– Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow diagram).
– Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.
– Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure).
b. Target dari metode.
– Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).
c. Keuntungan metode.
– Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.
– Permulaan elemen kamus data.
– Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.
d. Kerugian metode
– Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan).
e. Kapan metode tersebut baik digunakan.
– Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).
- DOKUMEN ANALISIS KEBUTUHAN
a. Arahan (conduct) analisis
– Hubungan dengan pemakai akhir
– Menganalisa records, forms dan laporan
– Pengamatan proses.
b. Kebutuhan pemakai.
– Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.
– Pengaruh sistem baru.
c. Kendala sistem.
– Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal.
– Realistik sistem.
d. Dokumentasi.
– Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).
– Aliran data secara logikal dan phisik.
– Element awal dalam kamus data
Sumber :alrestyrantetana.wordpress-com
zahrida.wordpress-com
