PMO adalah a department that centralizes the management of projects. Jika perusahaan ingin mengelola proyek dengan baik, maka PMO harus dibentuk. Suatu PMO adalah kelompok organisasi yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan fungsi manajemen proyek dalam sebuah organisasi. Jika ada sebuah rencana pada suatu organisasi, maka rencana itu diserahkan ke organisasi PMO, baik dari inisiasi sampai dengan closing project akan menjadi urusan PMO. Fungsi dari PMO antara lain :
- Providing the Policies, Methodologies, and Templates for Managing Projects within the organization,
- Providing Support and Guidance to others in the organization on how to manage projects, training others in project management or project management software, and assisting with specific project management tools,
- Providing Project Managers for different projects, and being responsible for the results of those projects (All Projects, or project of a certain size, type or influence, are managed by this office).
Tujuan PMO antara lain :
- mengumpulkan, mengatur, dan mengintegrasikan data proyek bagi seluruh organisasi.
- mengembangkan dan mempertahankan template bagi dokumen-dokumen proyek
- mengembangkan atau mengkoordinasi pelatihan dalam berbagai topik manajemen
- mengembangkan dan menyediakan jalur karir formal bagi manajer proyek
- menyediakan jasa konsultasi manajemen proyek
- menyediakan struktur untuk menampung manajer proyek ketika sedang mengerjakan proyek atau di antara proyek
Keuntungan yang didapat dari PMO yang efektif :
- Meningkatkan tingkat kesuksesan proyek (mengurangi tingkat kegagalan proyek)
- Menyediakan praktik standar untuk proyek dalam perusahaan
- Membantu CIO dalam mendeliver proyek IT strategic yang dapat memuaskan CFO dan internal customer.
- Dapat mengelola keuangan perusahaan sehingga dapat tercipta cost reduction
- Memungkinkan untuk pengelolaan resource yang lebih baik sehingga produktivitas meningkat
- Memberikan dukungan pada proyek dan memberikan payback yang lebih besar
- Perbaikan kapabilitas perusahaan dalam meluncurkan produk (lebih kreatif, adaptif, dan cerdas dalam peluncuran produk baru)
PMO sudah menjadi fenomena baru di dunia usaha saat ini, khususnya bagi perusahaan yang berbasis proyek (proyek –based organizations), mulai dari industri perbankan, telekomunikasi sampai dengan industri pertambangan dan energi. Banyak perusahaan termasuk perbankan yang memiliki unit organisasi PMO di dalam membantu pengelolaan proyek, termasuk IT Related Proyek sebagai unit kerja yang mempunyai tugas untuk melakukan perencanaan, koordinasi, monitoring dan pengawasan terhadap jalannya proyek dan memberikan laporan kepada manajemen perusahaan
Berdasarkan beberapa jurnal Manajemen Proyek, istilah entitas organisasi PMO sendiri pada awal-nya dikenal dengan nama Project office, yang kemudian menjadi PMO-Program Management Office, sebagai unit organisasi yang melakukan koordinasi multi proyek agar dapat diselesesaikan on time, on schedule dan to scope. PMI (Project Management Institute) sendiri menyebutnya dengan PMO - Project Management Office.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Hobbs & Aubrey (2007), terkait dengan penggunaan istilah ini ternyata paling banyak digunakan istilah PMO-Project Management Office (52%).
Entity
|
Percentage
|
Project Management Office
|
59%
|
Name containing the term "Project" and somewhat similiar to project management office (e.g. Project departement)
|
4%
|
Project Support Office
|
7%
|
Project Office
|
2%
|
Program Management Office
|
12%
|
Center of Excellent
|
2%
|
No Name
|
2%
|
Other (a great variety with none greater than 1%)
|
12%
|
(Penelitian Hobbs, Aubrey, 2007 - Nama-nama entitas organisasi PMO)
Ternyata penggunaan istilah PMO-Program Management Office hanya sebesar 12% menurut penelitian tersebut diatas. pada akhir-nya dibanyak literatur dan penggunaan entitas tersebut di-banyak perusahaan dan instansi disebutkan saja dengan nama singkatan-nya - PMO.
Pada akhir-nya, apalah arti sebuah nama. Hal yang terpenting adalah bagaimana entitas organisasi PMO dapat memberikan value added kepada perusahaan agar sasaran dan tujuan bisnis perusahaan dapat tercapai.
Setelah kita membahas mengenai istilah dan terminologi PMO, sekarang kita akan lihat definisi dan penjelasan lebih lanjut mengenai pengertian PMO dari beberapa sumber agar kita sama-sama mendapatkan pemahaman yang lebih baik dan komprehensif mengenai PMO.
PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) edisi-5 (PMI, PMBOK 5ed, 2013), memberikan pengertian Project Management Office (PMO) yang dapat diartikan secara bebas sbb :
1. sebagai bentuk dari struktur manajemen untuk menyelaraskan proses tata kelola berbasis proyek;
2. memfasilitasi alokasi sumber daya, metodologi, tools dan teknik di dalam proses manajemen multi-proyek
Selanjutnya disebutkan berdasarkan tipe organisasi-nya, setidaknya ada 3 jenis organisasi PMO yang disebutkan oleh PMBOK, yaitu sbb :
1. Strategic PMO, unit PMO yang bertugas untuk melakukan identifikasi, proses pemilihan, dan prioritas proyek dalam kaitannya dengan fungsi strategic planning organisasi
2. Directive PMO, unit PMO yang bertugas memberikan Guideline, Standard dan Template penggunaan Best Practice Project Management, termasuk tools, teknik dan software yang digunakan dalam proses project management.
3. Support PMO, unit PMO yang bertugas memberikan support terhadap penggunaan best practice project management, termasuk tools, teknik dan software yang digunakan dalam proses project management
Definisi lain dari Pinto (2010), mendefinisikan Project Management Office (PMO) sebagai sebuah unit yang terpusat di dalam organisasi yang tugasnya adalah meningkatkan pengelolaan proyek-proyek. PMO dapat dianggap sebagai Center of Excellent dalam project management di banyak organisasi atau perusahaan.
Sementara dari Cooke dan Tate (2011) menyebutkan bahwa PMO adalah unit yang mempunyai peran untuk meningkatkan kapabilitas manajemen proyek di dalam organisasi. Di samping itu PMO akan membantu untuk memastikan proyek-proyek yang akan, dan sedang berjalan atau yang sudah selesai untuk mengikuti proses tata kelola proyek sesuai dengan peraturan dan prosedur mengenai tata kelola proyek di dalam organisasi. PMO dapat pula membuat standar, guideline, tools dan template yang digunakan oleh proyek.
PMO adalah unit organisasi yang cukup dinamis, yang terus berubah dari satu peranan dan struktur ke peranan dan stuktur berikutnya. Perubahan yang terjadi bukan karena karena perubahan karakteristik dan fungsi yang menempel di PMO, tapi lebih kepada proses transformasi yang dinamis yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan mandat yang diberikan untuk mencapai. Sejalan dengan teori organisasi Kontinjensi Struktural, yang mengatakan bahwa untuk menghasilkan kinerja yang terbaik pengelolaan manusia di dalam organisasi tergantung pada beberapa faktor. Teori kontinjensi memberi perhatian terhadap dampak sifat lingkungan pada struktur dan strategi organisasi, jika manajemen menghendaki hasil yang optimal.
Sumber :pmomanajemenproyek.blogspot-com
sis.binus.ac-id
Referensi :
Cooke, H.S., Tate, K, 2011, Project Management, Second Edition, McGraw-Hill, USA
Gudono, 2009, Teori Organisasi, Fakultas Ekonomi & Bisnis UGM, Pensil Press, Jogjakarta.
Pinto, J.K, 2010, Project Management Achieving Competitive Advantage, Second Edition, Pearson Education Inc, New Jersey
Project Management Institute, 2008, A Guide to the Poject Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fourth Edition, Project Management Institute, Inc.Pennsylvania
Project Management Institute, 2013, A Guide to the Poject Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Five Edition, Project Management Institute, Inc.Pennsylvania
Brown, C.V., DeHayes, D.W., Hoffler, J.A., & Perkins, W.C, 2009, Managing Information Technology, Sixth Edition, Pearson Education, Inc. New Jersey
Hobbs, B., and Aubrey M., 2007, A Multi Phase Research Program Investigating Project Management Office (PMOs) : The Result of Phase 1, Project Management Journal, Project Management Institute
){kind=link}