Project Charter adalah dokumen yang di pakai untuk memulai proyek improvement. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup tentang penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang bakal dijalankan. Dokumen ini berisi judul proyek yang dikerjakan, latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya.
Dari definisi di tadi , dapatlah tujuan utama project charter antara lain:
- Menjelaskan apa yang di perlukan oleh tim
- Mengklarifikasi apa yang di butuhkan oleh tim
- Menjaga fokus tim
- Menyelaraskan tujuan tim dan tujuan organisasi
Project charter mempunyai beberapa elemen sebagai berikut:
1. Business Case
Menjelaskan tentang kondisi awal, dan menekankan pada betapa kritis permasalahan ini dan alasan mengapa project ini di perlukan untuk dijalankan sekarang!
2. Problem dan Goal
Jelaskan permasalahan dan tujuan project dengan SMART! SMART merupakan Specific (tujuan dari project ini spesifik dan jelas terindentifikasi), Measureable (berisi alat ukur sebagai parameter kesuksesan), Attainable (tujuan project harus menantang namun memiliki tingkat keberhasilan yang tinggi), Relevant (berhubungan langsung dengan tujuan bisnis), Time bound (project harus memiliki jangka waktu)
3. Ruang lingkup project (Scope)
Area/proses/departemen mana saja yang dilibatkan dan tidak dalam project ini. Apa batasan proses yang akan diperbaiki? Dimana titik start dan titik finishnya
4. Roles & Milestone
Tentukan durasi project (normalnya project berjalan 3-4 bulan), tetapkan siapa saja yang terlibat dalam project, dan jelaskan sumber daya yang dibutuhkan.
5. Project Benefit
Penjelasan tentang potensi keuntungan yang didapat dari menjalankan project ini. Cantumkan pula formulasi perhitungan dari keuntungan yang didadapat dan pisahkan antara hard dan soft saving.
Lalu, apa yang harus ada dalam sebuah Project Charter?
Meskipun dibuat untuk berbagai macam proyek yang mungkin saja perbedaannya sangat lebar, idealnya sebuah project charter berisi minimal sebagai berikut:
- Otorisasi proyek. Sebuah pernyataan singkat harus ada untuk mengidentifikasi proyek disahkan oleh siapa.
- Penunjukan manajer proyek. Nama manajer proyek, termasuk deskripsi tanggung jawabnya harus dicantumkan dengan jelas.
- Stakeholder utama. Semua stakeholder kunci yang disebutkan di proposal proyek, serta pihak-pihak yang bakal mempengaruhi jalannya proyek, harus ditulis dengan jelas. Fungsi dan peranan mereka juga harus dijabarkan untuk menghindari tumpang tindih. Tulis semua stakeholder, peranan mereka, serta bagaimana mereka berkontribusi terhadap proyek.
- Tujuan. Demi kesuksesan proyek, tujuan harus dinyatakan secara jelas dan disetujui. Tujuan ini harus sama dengan tujuan yang dicantumkan dalam proposal proyek. Setidaknya, tujuan harus memenuhi karakteristik:
- Spesifik
- Terukur
- Bisa dicapai (realistis)
- Relevan dengan strategi organisasi
- Ada batasan waktu
- Prioritas. Daftar prioritas (waktu, biaya, cakupan, dll) harus dicantumkan dan diurutkan sesuai tingkat penting tidaknya. Prioritas ini sebisa mungkin jangan berubah hingga proyek selesai.
- Pernyataan cakupan. Pernyataan cakupan menggambarkan aktivitas utama dari proyek sehingga dapat diketahui jika ternyata ada aktivitas tambahan yang dilakukan. Kadang, perlu juga dicantumkan apa yang tidak dicakup, sebagai penegasan.
- Kebutuhan produk. Bagian pemasaran dan pelanggan akan membantu mendefinisikan kebutuhan produk (produknya bisa apa dan bagaimana caranya). Pada proses perencanaan selanjutnya, kebutuhan produk ini akan digodok lebih lanjut. Perlu diingat, kebanyakan pelanggan tidak tahu apa yang mereka inginkan sampai mereka tahu apa yang bisa kita berikan.
- Asumsi proyek. Semua asumsi terkait dengan proyek harus digambarkan dengan gamblang. Termasuk ketersediaan sumber daya, informasi, pendanaan, dan keahlian anggota tim.
- Batasan-batasan proyek. Segala bentuk batasan yang ada pada proyek harus diceritakan. Termasuk keterbatasan dana, waktu, peraturan, atau standar kualitas yang harus dipenuhi.
- Risiko proyek. Hambatan dan risiko (ancaman) yang mungkin merintangi pencapaian tujuan proyek harus dipertimbangkan. Setiap risiko harus dianalisis, dihitung, dan diprioritaskan sebisa mungkin dengan informasi yang ada.
- Daftar Deliverable atau produk. Daftar produk yang bisa digunakan oleh pelanggan atau yang diserahkan ke bagian produksi harus dicantumkan, baik berupa produk antara atau produk jadi.
- Estimasi biaya. Perkiraan biaya yang disetujui dalam proposal proyek harus disertakan dalam project charter. Perkiraan ini bisa mencakup hal seperti:
- Apakah anggaran sudah fix, tidak berubah?
- Mengapa dianggarkan sekian dan sekian?
- dll
- Estimasi jadwal. Perkiraan jadwal pada proposal proyek juga disebutkan di dokumen ini. Kapan deadline-nya, mengapa harus selesai tanggal sekian, dan sebagainya.
- Kontrol perubahan terintegrasi. Project charter harus mendefinisikan bagaimana bila ada perubahan pada project charter, atau rencana manajemen proyek yang disetujui akan dikelola. Proses seperti manajemen konfigurasi, atau pusat rilis software harus dijelaskan secara detil, termasuk siapa yang berwenang menyetujui atau menolak perubahan.
- Kriteria keberhasilan. Penting untuk menentukan kriteria sukses sebuah proyek. Tidak semua proyek yang selesai on time, sesuai anggara, atau sesuai cakupan serta merta dinyatakan sukses. Harus ada kriteria keberhasilan sebuah proyek.
Lalu, bagaimana jika tidak ada Project Charter?
Jika sudah terlanjur, maka seorang manajer proyek harus membuatnya segera. Berikan kepada sponsor dan stakeholder kunci untuk direviu, direvisi, dan akhirnya disetujui. Sekali lagi, peranan project charter sangat vital, karena salah satu efek sampingnya adalah kemungkinan besar proyek GAGAL.
Jika sudah terlanjur, maka seorang manajer proyek harus membuatnya segera. Berikan kepada sponsor dan stakeholder kunci untuk direviu, direvisi, dan akhirnya disetujui. Sekali lagi, peranan project charter sangat vital, karena salah satu efek sampingnya adalah kemungkinan besar proyek GAGAL.
Sumber :cisini.wordpress-com
guruinformatika.blogspot-com
