TUGAS MANAJER PROYEK
Di dalam sebuah proyek, manajer proyek bertanggung jawab atas terlaksananya suatu proyek. Mereka bukanlah orang yang memiliki otoritas tertinggi dalam sutu proyek. Otoritas tertinggi dipegang oleh para manajer senior atau champion. Champion merupakan sponsor proyek atau pemilik proyek.
Tanggung jawab utama sebagai manajer proyek yang paling pokok ada 3 (tiga) hal, antara lain adalah sebagai berikut :
- Merencanakan atau menjadwalkan proyek
- Mengelola sumber daya.
- Mengkomunikasikan proyek.
Peranan Dari Manajer Proyek
Menjual Pekerjaan Manajer Proyek
Jika anda menjalankan sebuah tim proyek, sepert yang di gambarkan pada gambar 1, maka tidak akan ditemukan masalah dalam mempercayakan seseorang untuk diangkat sebagai projectLeader (semua TechnicalTeams membutuhkan pengawasan), tetapi anda menemukan masalah dalam menemukan seorang PM. Karena tugas utama seorang PM adalah menghadapi user, maka para user tersebut akan ,memperdebatkan “Kenapa menugaskan seseorang untuk berkomunikai dengan saya? Saya akan “mengatur” proyek a nda!”. Hal ini mungkin terjadi dalam suatu proyek internal.
Tapi masih lebih banyak tugas untuk mengatur sebuah proyek dari pada harus menghadapi para user. Apakah para user mengerti bagaimana mengerti rnenangani orang, menghadapi atasan, mendapatkan sumberdaya, dan mengontrol kejadian yang penting? Akankah user ini menerima apa adanya ketika permintaian dari pihak user untuk melakukan perubahan penting, sedangkan PT tidak mau mengerjakannya.
Tanggung Jawab Manajer Proyek secara umum
Hal utama yang harus dilakukan oleh PM adalah berhubungan langsung dengan tim proyek untuk pihak luar. Mereka bertanggung jawab untuk memberikan raporan mengenai rencana dan program yang ada kepada user, menajer tingkat atas dan kepada siapa saja yang memerlukan. Semua informasi dari yang selalu berubah, keuangan, jadwal, orang dan isu perusahaan atau semua hal yang mempengaruhi perusahaan harus dikomunikasikan dengan PM yang akan menyampaikan kepada para anggota tim. PM akan menggunakan segala informasi yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan.
Pertanggungjawaban yang lain adalah untuk mengatur rencana tim. PM adalah pemimpinnya, yang memberikan motivasi dan memberikan jalan keluar terhadap masalah-masalah tim yang harus dipecahkan.
Tanggung Jawab PM Secara khusus dalam Setiap fase
1. Definisi (Definition)
PM adalah orang yang mengatur diambil atau tidaknya suatu keputusan. Hal ini mungkin mempengaruhi wawancara dengan user dan membantu dalam pembuatan dokumentasi. PM dibantu oleh PL yang akan memberikan bantuan teknis, seperti persiapan rencana proyek. Ketika semuanya sudah selesai PM yang akan menghitung seluruh total pengeluarannya, membuat jadwalnya dan mencari tenaga kerjanya. Setelah proposal disetujui, PM biasanya membuat ProjectFile (PF).
File proyek akan menjadi pusat untuk semua hal mengenai dokumen proyek, termasuk laporan keadaan, waktu pertemuan, mernbuat memo, dll.
2. Analisis (Analysis)
PM harus membuat beberapa bagian mengenai spesifikasi fungsional : pengantar, spesifikasi perubahan, penerimaan (masukan dari PL secara rinci), hubungi dan kondisi, jaminan dan semuanya tentang pengaruh sistem yang baru dalam lingkungan user. PM akan memastikan bahwa FS (prototipe sistem) dapat selesai pada waktunya (sebagian besar masukan dari user diterima pada waktunya). Negosiasi antara FS dengan klien, menghasilkan kesepakatan. Bagian tersulit adalah membuat user memahami bahwa perubahan FS tidak untuk selamanya dan segala perubahan disetujui oleh tim teknik.
3. Disain (Design)
Seorang PM menyusun pertemuan secara rutin dan menerbitkan sebuah laporan harian. Setiap minggunya dia harus memeriksa waktu dan merencanakan peningkatan anggaran yang telah perkiraan direncanakan, total biaya dan tanggal pengiriman, serta mengulas kembali pendapatan jika diperlukan. Seorang PM harus dapat memeriksa semua permasalahan dan menyelesaikannya, jika ini memungkinkan dan rnerencanakan ulang jika tidak dapat menyelesaikannya.
4. Pemrograman (programming)
Pada tahap ini banyak melibatkan orang dengan segala bentuk permasalahannya. Seorang manajer harus dapat memonitor semua yang terjadi dalam segala yang ada. Tim dan merespon masalah seorang manajer juga harus dapat memberikan suatu pandangan untuk memastikan perkembangan yang telah dicapai. Dan seorang manajer harus lebih banyak mengontrol, berkomunikasi dengai programmer dan mempergunakan pengaruhnya untuk setiap permasalahan.
5. Sistem Integrasi dan Tes(system Integration And Test)
Pada tahap ini seorang PM harus bisa menjaga keutuhan perusahaan. Di lingkungan luar (klien, manajer tngkat atas) mungkin bingung, menelepon manajer, mengundang rapat, menutup rapat dan meminta laporan perkembangan harian. Disinilah keberadaan PM dibutuhkan untuk tetap menjaga keseluruh keberhasilan dari tender proyek. Pada akhirnya ketika PL melaporkan bahwa semua sistem telah terintegrasi dan berjalan, maka PM harus memastikan ATP (Acceptance Test Plan) berjalan normal dan terkoneksi.
6. Penerimaan (Acceptance)
PM menjadwalkan waktu, fasilitas dan sumber-surnber yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem dan memastikan user menandatangani perjanjian
7. Operasi (Operation)
PM harus memastikan bahwa dukungan teknik yang ditampilkan sebelumnya tersedia dan user puas dengan sistem operasional. Dan akhirnya PM mengadakan pertemuan untuk mengevaluasi proyek dan memberikan laporan proyek.
Sumber :anjaruntoro.wordpress-com
www.galeripustaka.com
