Pengertian Project Scope Management
Project Scope Management adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. Project Scope Management atau Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam sebuah proyek.
Proses Projeck Scope Management
· Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.
· Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.
· Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.
· Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.
· Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.
Inisialisasi Proyek : Rencana strategis dan pemilihan proyek
Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.
· Organisasi sering melakukan analisis SWOT.
· Identifikasi proyek potensial.
· Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.
· Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.
Mengapa perusahaan investasi pada IT
· Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi
· Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.
· Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.
Identifikasi Proyek Potensial
a. Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam memilih proyek IT
b. Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis organisasi secara menyeluruh.
c. Analisis Area Bisnis
d. Mendefinisikan proyek yang potensial
e. Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan
Analisis Finansial
Didalam analisis dibutuhkan pertimbangan finansial yang merupakan hal terpenting dalam pemilihan proyek.
Sehingga dibutuhkan metode – metode dalam melakukan pertimbangan tersebut yang terdiri dari :
a. Net Present Value (NPV) analysis
b. Return on Investment (ROI)
c. Payback analysis
Weighted Scoring Model
Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria.
1. Identifikasi kriteria yang penting
2. Tentukan bobot pada setiap kriteria
3. Tentukan score pada tiap kriteria
4. Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total
5. Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.
Balanced Scorecard
Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap strategis tujuan.
Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran finansial menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai untuk perusahaan abad industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan tidak penting untuk keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan, proses, teknologi, dan inovasi.
Prinsip dasar pembentukan WBS
Sebuah karya breakdown structure (WBS) adalah proses untuk menentukan akhir dan produk antara suatu proyek dan hubungan mereka. Umumnya, WBS menggunakan diagram pohon / struktur diagram untuk menunjukkan keseluruhan resolusi persyaratan menjadi semakin tingginya tingkat detail. WBS memungkinkan sebuah tim untuk mencapai persyaratan umum oleh partisi tugas besar ke dalam komponen yang lebih kecil dan berfokus pada pekerjaan yang dapat lebih mudah dilakukan.
WBS menangkap semua elemen dari sebuah proyek di teratur. Meruntuhkan besar, proyek-proyek yang kompleks menjadi bagian proyek yang lebih kecil memberikan kerangka kerja yang lebih baik untuk mengatur dan mengelola proyek. WBS dapat memfasilitasi alokasi sumber daya, tugas tugas, tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek. WBS adalah yang digunakan pada awal proyek untuk menetapkan cakupan, perkiraan biaya dan mengatur jadwal GanttDalam menggunakan WBS, penting bahwa proyek tidak dipecah menjadi terlalu banyak detail seperti yang dapat mengarah pada mikro manajemen. Sebaliknya, terlalu sedikit detail dapat mengakibatkan tugas-tugas yang terlalu besar untuk mengelola secara efektif. WBS dapat disajikan dalam sebuah daftar tabel, daftar tugas yang menjorok sebagai bagian dari bagan Gantt atau dalam pohon hirarki. Lebih sering WBS terdaftar dalam hirarki pohon yang menangkap kiriman dan tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai penyelesaian proyek.
Scope Verification dan Scope Change Control
· Scope Vertifications
Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.
· Scope Control
Scope Contro melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.
Sumber :dhonykurniadi0204.blogspot-com
